Dosya transfer işleminin başarısı dosya boyutuyla doğrudan orantılıdır. Bu yöntemlerle büyük dosyaların karşı tarafa kesintisiz biçimde ulaştığından emin olun.

Online Araçlarla Daha Hızlı ve Güvenli Dosya Paylaş: Bilmeniz Gerekenler

Müşterilerine büyük dosyalar göndermesi gereken küçük işletmeler, start-up’lar ve bireysel girişimciler için doğru çözümü bulmak büyük önem taşır. Eğlence amaçlı olsa bile dosyalarınızı hem hızlı hem güvenli bir şekilde göndermeyi bilmek her zaman büyük bir avantajdır.

Dosyalarınızı güvenli ve hızlı bir şekilde paylaşabilmeniz için dikkat edeceklerinize ve kullanabileceğiniz araçlara geçmeden önce, bazı temel bilgilere değinmekte fayda olabilir. Örneğin, dosyalar, özellikle büyük dosyalar nasıl gönderilebilir? Dosya paylaşımı ve dosya transferi aynı şeyler mi?

Dosya gönderme yöntemlerini temel olarak ikiye ayırmak mümkün:

• Online yani çevrimiçi yöntemler
• Offline yani çevrimdışı yöntemler

Çevrimiçi yöntemler internet bağlantısı gerektirir:

• E-posta
• Bulut depolama çözümleri
• Dosya transfer uygulamaları
• Sohbet uygulamaları
• Sosyal medya platformları

Çevrimdışı yöntemler internet olmadan çalışır:

• Bluetooth (radyo dalgalarıyla)
• AirDrop (Apple cihazlar arasında)
• Harici diskler (dosyaları sürükleyip bırakarak)

Bu yazıda online çözümler hakkında bilgileri bulabilirsiniz.

Dosya paylaşım ve dosya transfer arasındaki fark nedir?

Dosya paylaşımı ve dosya transferi günlük yaşamda birbiri yerine kullanılabilse de aralarında temel farklar bulunur:

Dosya transfer, dijital dosyaların, örneğin metin belgelerinin, görüntülerin ve videoların bir konumdan diğerine taşınma sürecidir. Bu konumlar dizüstü bilgisayarınızın yerel sabit disk alanı gibi fiziksel veya bulut depolama hizmetleri gibi dijital olabilir.

İkisi aslında farklı süreçlere işaret eder:

• Dosya transferi, başka bir konuma veya cihaza dosyanın bir kopyasını İnternet, Bluetooth veya AirDrop aracılığıyla karşı tarafa gönderme yöntemidir.
• Dosya paylaşımı, kullanıcılara bir belgenin var olan tek versiyonuna İnternet veya bulut tabanlı teknoloji yoluyla erişim sağlama sürecidir.

Online hizmetlerin dosya gönderme limitleri ve güvenlik önlemleri birbirinden farklı olabilir. Dokümantasyonları iyice inceleyerek karşılaşabileceğiniz sorunları en aza indirebilirsiniz.

Büyük dosya gönderme için ipuçları

Küçük boyutlu dosyaları göndermek genelde kolaydır. Ancak, büyük boyutlu dosya gönderme söz konusu olduğunda farklı stratejiler uygulamak gerekebilir.

Bunların en başında mümkünse dosyalarınızı PDF’ye çevirmek gelir. Bu hem dosya boyutu hem de güvenliği için akıllıca bir hamle olacaktır; çünkü:

• PDF, HTML’den sonra en yaygın dosya formatıdır ve bütün cihazlar ile işletim sistemlerinde aynı görünür. PDF Guru gibi bir online platformun yazıyı PDF e çevirme aracını kullanarak metin dosyalarınıza profesyonel bir dokunuş getirebilirsiniz.
• PDF’nin boyutları özellikle görüntü dosyalarına göre daha küçüktür. Dolayısıyla, bazen dosyanızı sadece PDF yapmak bile yeterli olabilir. JPEG ve PNG dosyalarınızı kalite düşmeden PDF yapabilir ve daha kolay yazdırabilirsiniz.
• PDF’nizin boyutu hala yüksekse onu yine online platformların araçlarını kullanarak sıkıştırmanız veya birkaç parçaya ayırmanız da mümkün. Böylece, e-posta sınırlarına takılmadan veya bulut depolamanızı doldurmadan onları paylaşabilirsiniz.
• Güvenlik konusunda da PDF ön plandadır. Platformun kendi önlemlerinin dışında siz de parola ekleyebilir veya e-imza ile belgenin özgünlüğünü kanıtlayabilirsiniz.

Belgenizi PDF’ye çevirmek dışındaki çözümler ise şunlardır:

• Bulut depolama kullanarak belgenize özel bağlantıyı paylaşmak
• Winzip veya Winrar gibi programlarla bir veya birden çok dosyayı sıkıştırmak

Güvenli dosya paylaşımı için dikkat edilecekler

Dosyayı paylaşacağınız online araç (e-posta, bulut platformu, sohbet uygulamaları) ne olursa olsun dokümantasyonlarına göz atıp şunların olup olmadığını kontrol edebilirsiniz:

• Şifreleme:
  • Uçtan uca şifreleme: Sadece sizin ve alıcının dosyalara erişebilmesini, sağlayıcının onları okuyamamasını garanti eder.
  • AES-256 şifreleme: Hem hareket halindeki hem de durağan belgelerde kullanılan güçlü bir şifreleme standardıdır.
  • Güvenli transfer protokolleri: Güvenli veri aktarımı için HTTPS veya SFTP gibi protokoller kullanılmalıdır.
• Erişim kontrolleri:
  • Çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA): Hesabınıza parola dışında ekstra bir güvenlik katmanı ekler.
  • Güçlü parolalar: Hesabınıza özel uzun ve karmaşık parolalar kullanılmalıdır.
  • Parola korumalı bağlantılar: Paylaşılan dosyaları indirmek için parola istenebilmelidir.
  • Son kullanma tarihi: Paylaşılan bağlantıların sınırsız süreli değil sınırlı olması daha iyi olabilir.
  • İzin ayarları: Erişimi yönetmek için indirme izinlerini kısıtlayabilir veya kullanıcı rolleri atayabilirsiniz.
• Görüntüleme ve yönetim:
  • Denetim günlükleri: Kimlerin ne zaman dosyalarınıza eriştiğini takip ederek şüpheli etkinlikleri tespit edebilirsiniz.
  • Dosya erişimi görüntüleme: Dosya ve klasör izinleriniz ile erişim kayıtlarını düzenli olarak gözden geçirmeniz önerilmektedir.
  • Uzaktan silme: Bazı hizmetler kayıp veya ele geçirilmiş bir cihazdan belgeleri silebilmeye olanak tanıyabilir.

En iyi ve güvenli online dosya gönderme araçları

Son olarak aşağıdaki hususlara da dikkat ettiğinizde online aracınızı seçmeye tam olarak hazır olabilirsiniz:

• Gizlilik politikası: Güçlü veri güvenliği yasaları olan bir ülkedeki bir sağlayıcıyı seçin ve verilerinizi nasıl ele aldığını öğrenin.
• VPN: Sanal özel ağ (VPN), açık Wi-Fi kullanırken bağlantınızı korur.
• Kullanıcı eğitimi: Hataları önlemek için güvenli dosya paylaşımı konusunda kendinizi ve ekibinizi eğitin.

Yukarıdaki maddelerin çoğunu karşılayan ve dünya çapında kullanılan en iyi ve güvenli dosya gönderme araçlarından bazıları:

1. Google Drive

En sık kullanılan bulut depolama hizmetlerinden bir tanesidir. Sadece saklama alanı değil metin, tablo ve sunum gibi dosyalar online uygulamalar da sunar. Böylece, sadece dışarıdan dosyaları yüklemekle kalmaz, içeriden de dosya oluşturabilirsiniz.

Ayrıca, Gmail ile gönderdiğiniz dosya 25 MB’yi aşıyorsa otomatik olarak Google Drive’a yüklenir ve bir bağlantı oluşturulur. Bağlantılarınızın paylaşım ayarlarını ayarlayabilirsiniz. Dosyalar üzerinde ortak çalışma da mümkündür. Görüntüleme ve düzenleme ayarları mevcuttur.

15 GB saklama alanı sunar. Daha fazla alan isterseniz satın almanız gerekir. Bireyler ve işletmeler için farklı planlar sunar.

2. Dropbox

En eski bulut depolama çözümlerinden biri olan Dropbox da yaygın olarak kullanılmaktadır. Dosyalarınızı tek bir platformda saklama olanağı sunar. PDF belgelerinizi de yine platform üzerinden görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz.

Masaüstü ve mobil uygulamaları da mevcuttur. Ancak, bazen senkronizasyonda gecikmeler yaşanabilir. O yüzden, paylaşımlarda zaman payı bırakmak gerekebilir. 2 GB’lık ücretsiz alan sunar; daha fazlası için bireysel veya kurumsal planlardan birini seçmeniz gerekir.

3. Microsoft OneDrive

Microsoft 365 ekosistemi için kapsamlı bir bulut depolama hizmeti sunar. Bütün cihazlarda senkronize edilerek her zaman en son sürümle çalışmanızı sağlar. Ekip arkadaşlarıyla iş birliğini kolaylaştırır. Önceki sürümleri de tuttuğu için kayıp verileri kurtarmanıza olanak tanır.

İstikrarlı bir internet bağlantısı gerektiği için bazen kesintilerde veya büyük dosyalarda senkronizasyon durabilir veya yavaşlayabilir. Microsoft 365’e dahil olmadan 5 GB ücretsiz alan sunar. Yine ayrıca 100 GB alan satın alabilirsiniz.

4. iCloud

Apple kullanıcıları hem masaüstü hem de mobil cihazlarında iCloud’u bulut depolama için kullanabilir. Farklı formattaki belgelerinizi tek bir yerde saklamanızı ve gerektiğinde onlara rahatlıkla erişmenizi sağlar.

Apple kullanıcıları için 5 GB alan ücretsizdir; daha fazla alan ise ücrete tabidir. Apple cihazı olmayan kullanıcılar için ücretsiz alan 1 GB ile sınırlandırılmıştır. Bütün özelliklerden yararlanmak için iPhone, iPad veya Mac cihazınız olması gerekmektedir.

5. WeTransfer

Listedeki diğer araçlardan farklı olarak WeTransfer, dosya saklama değil dosya transfer odaklıdır. Büyük dosya gönderme için ideal bir çözümdür. 10’a kadar alıcıya geçerlilik süresini sizin belirleyeceğiniz bağlantılarla dosya veya klasör göndermeniz mümkündür.

Tek seferde 2 GB’lık dosyaları, aylık 10 adet transferi veya 3 GB’ye kadar gönderimler ücretsizdir. Limitleri artırmak veya kaldırmak için planlardan birini seçebilirsiniz.

Sonuç

Online araçlar sayesinde özellikle büyük dosyalarınızı karşı tarafa hızlı ve güvenli bir şekilde göndermeniz mümkün. Bunun için teknoloji konusunda uzman olmasanız da belli başlı maddelere dikkat etmeniz yeterli. Böylece, hem verilerinizi riske atmamış hem de alıcılarınızı fazla bekletmemiş olursunuz.